Pengertian Microsoft Access, Fungsi, Kelebihan & Komponennya

Microsoft Access adalah suatu program aplikasi berbasis data komputer relasional yang difungsikan untuk merancang, membuat dan mengolah beragam jenis data yang berkapasitas besar.

Terdapat kelebihan atau keunggulan didapatkan bekerja dengan microsoft Access diantara menguntungkan dalam proses penyortiran pengaturan data, pembuatan label data. 

Selain itu, menguntungkan dalam membuat laporan pembuatan data untuk kegiatan sehari-hari contohnya untuk menampung daftar pelanggan, pendataan data karyawan, dan lain sebagainya.

Sebelum memulai dalam memfungsikan Microsoft Access alangkah lebih baiknya untuk mengetahui sejumlah komponen-komponen atau tombol yang terdapat dalam Microsoft Access. 

Hal itu, biasanya membuat sebagian kalangan dalam memfungsikan Microsoft Access akan mengalami kesulitan sehingga sebagaimana mestinya untuk mempelajari Microsoft Access sebaik-baiknya. 

Patut diketahui bahwa Microsoft Access merupakan hal yang sulit dikerjakan tetapi perkembangan komputer sedemikian rupa. 

Dan tidak sesulit bayangan Anda itu, bahkan Anda mungkin menemukan kemudahan-kemudahan sehingga Anda dapat melewati modul ini dengan cepat untuk melanjutkan kepokok bahasan berikutnya...

Pengertian Microsoft Access: Apa itu Microsoft Access?

Pengertian Microsoft Access adalah sebuah program aplikasi basis data komputer relasional yang difungsikan untuk kalangan rumahan dan perusahaan kecil hingga menengah yang menggunakan mesin basis data Microsoft Jet Database Engine, dan juga menggunakan tampilan grafis yang intuitif sehingga memudahkan pengguna.

Aplikasi ini merupakan anggota dari beberapa aplikasi Microsoft Office, selain tentunya Microsoft Word, Microsoft Excel, dan Microsoft PowerPoint. 

Microsoft Access dapat menggunakan data yang disimpan di dalam format Microsoft Access, Microsoft Jet Database Engine, Microsoft SQL Server, Oracle Database, atau semua kontainer basis data yang mendukung standar ODBC. 

Para pengguna/programmer yang mahir dapat memfungsikan untuk mengembangkan perangkat lunak aplikasi yang kompleks. Sedangkan untuk programmer yang kurang mahir, biasanya memfungsikan Microsoft Acces untuk mengembangkan perangkat lunak aplikasi yang sederhana. 

Selain dari pada itu, kelebihan atau keunggulan dalam memnggunakan Microsoft Access memiliki kelebihan yang didukung dengan teknik-teknik pemrograman berorientasi objek. 

Walaupun demikian, Microsoft Acces tidak dapat digolongkan ke dalam perangkat bantu pemrograman berorientasi objek.

Sejarah Microsoft Access - Program atau aplikasi Microsoft Access ini pertama kali di rilis oleh Microsoft pada November 1992. Sejarah ini Microsoft Access mengawali debutnya pada Microsoft Access versi 1.0. Keluaran itu, membuat Microsoft terus mengembangkan produknya hingga tahun 1993 keluarla versi 2.0. 

Sejarah Microsoft 2.0 memiliki spesifikasi minimum. Dalam menjalakan versi jenis ini adalah sebuah komputer dengan sistem operasi Microsoft Windows 3.0, RAM berkapasitas 4 megabyte (6 megabyte lebih disarankan) dan ruangan kosong hard disk yang dibutuhkan 8 megabyte (14 megabyte lebih disarankan). 

Adapun spesifiksi dari Versi 2.0 dari Microsoft Access ini datang dengan tujuh buah disket floppy 3½ inci berukuran 1.44 megabyte.

Komponen-Komponen Utama (Object)

Adapun komponen-komponen Utama yang terdapat dalam Microsoft Access dan sebagai tombol yang Utama dalam menjalankan fungsi dan sebagai keunggulannya. Adapun komponen tersebut antara lain: 

1. Table

Arti Table sebagai komponen utama dalam Microsoft Access adalah objek utama dalam database yang difungsikan untuk menyimpan sekumpulan data sejenis dalam sebuah objek. Table terdiri dari Field Name dan Record. 

Arti dari Field name adalah atribut dari sebuah table yang menempati bagian kolom. Sedangkan yang dimaksud dengan Record adalah isi dari field atau atribut yang saling berhubungan yang menempati bagian baris.

2. Query (SQL/Structured Query Language)

Arti Query adalah bahasa untuk melakukan manipulasi terhadap database yang difungsikan untuk menampilkan, mengubah, dan menganalisa sekumpulan data. Query dibedakan menjadi 2.

Ada yang disebut DDL (Data Definition Language dan DML (Data Manipulation Language). Arti dari DDL berfungsi untuk membuat atau mendefinisikan obyek-obyek databes misalnya membuat tabel, relasi antar tabel dan sebagainya. 

Sedangkan yang dimaksud dengan DML (Data Manipulation Language) memiliki keunggulan untuk manipulasi database diantaranya menambah, mengubah atau menghapus data serta mengambil informasi yang diperlukan dari database.

3. Form

Yang dimaksud dengan Form adalah komponen utama dari Microsoft Access yang difungsikan untuk mengontrol proses masukan data (input), menampilkan data (output), memeriksa dan memperbaharui data.

4. Report 

Sedangkan untuk komponen utama dari Microsoft Access dalam hal ini Report memiliki kelebihan untuk menampilkan data yang sudah dirangkum dan mencetak data secara efektif. 

Tipe-Tipe Data

Field - field dalam sebuah tabel harus ditentukan tipe datanya. Terdapat macam jenis tipe data dalam Microsoft Access, antara lain: 

1. Text. Tipe data dalam hal ini Text difungsikan untuk field alfanumeric (misal : nama, alamat, kode pos, telp), sekitar 255 karakter tiap fieldnya. 
2. Memo. Sedangkan untuk tipe data jenis Memo dapat menampung 64000 karakter untuk tiap fieldnya, tapi memiliki kelemahan atau kekurangan dalam hal ini tidak bisa diurutkan/diindeks.
3. Number. Number digunakan untuk menyimpan data numeric yang akan difungsikan untuk proses perhitungan matematis.
4. Date/Time
5. Currency
6. Auto Number
7. Yes/No
8. OLE Object. Arti dari OLE Object digunakan untuk eksternal objek, seperti bitmap atau file suara.
9. Hyperlink
10. Lookup Wizard. Arti dari Lookup Wizard menggunakan tipe data ini untuk sebuah field, maka bisa memilih sebuah nilai dari tabel lain atau dari sebuah daftar nilai yang ditampilkan dalam combo box.

Membuka Microsoft Access & Membuat Database (New Project)

Dalam mempelajari Microsoft Access, terdapat beberapa tahap atau langkah yang patut diketahui dalam menggunakan fungsi atau kelebihan dari Microsoft Acces. Adapun Langkah–langkah yang utama dan pertama diketahui yakni tahap untuk membuka Microsoft Access dan membuat database adalah:

1. Click Start Æ All Program Æ Microsoft Office Æ Microsoft Access 2007
2. Kemudian akan tampil jendela Microsoft Access seperti gambar di bawah ini, lalu click Blank Database untuk membuat database.
3. Membuat database Buku.accdb kemudian click tombol create.

Fungsi Microsoft Access

Berdasarkan dari penjelasan diatas mengenai Microsoft Acces, maka dapat disimpulkan bahwa fungsi-fungsi yang merupakan keunggulan MS.Access antara lain: 

1. Berfungsi untuk membuat program aplikasi penyimpanan buku perpustakaan.
2. Berfungsi untuk membuat program aplikasi daftar hadir.
3. Berfungsi untuk membuat form dan sub form.
4. Berfungsi untuk membuat basis data (database).
5. Berfungsi untuk membuat laporan keuangan.
6. Berfungsi untuk membuat program aplikasi gaji karyawan.
7. Berfungsi untuk membuat program aplikasi berkaitan dengan jumlah peserta didik.
8. Berfungsi untuk membuat program aplikasi persediaan barang (inventory), dan juga fungsi-fungsi tambahan lainnya sesuai dengan tujuan penggunaan microsoft access.

Kelebihan atau Keunggulan Microsoft Access

1. Menghemat waktu dan tenaga.
2. Mempermudah pelaksanaan suatu pekerjaan yang terasa berat dan melelahkan.
3. Tampilannya lebih mudah digunakan daripada aplikasi basis data lainnya. 

Kekurangan Microsoft Access

Merupakan program aplikasi berbayar, kecuali jika menggunakan Ms.Office bajakan maka tidak dipungut biaya.

Ilustrasi: Pengertian Microsoft Access, Fungsi, Kelebihan & Komponennya

Demikianlah informasi mengenai Pengertian Microsoft Access, Fungsi, Kelebihan & Komponennya. Semoga informasi dapat menambah pengetahuan kita dan dapat bermanfaat bagi lingkungan sekitar. Sekian dan Terima Kasih. Salam Berbagi Teman-Teman.